Importar documentos para o arquivo
Associar documentos ao arquivo dos utentes a partir do nome dos ficheiros.
Como é identificado o utente
O nome de cada ficheiro tem de conter o identificador do utente, separado das outras partes do nome por um separador. Por exemplo, com o separador «_» e a posição 1, o ficheiro 1234_Relatorio.pdf pertence ao utente com o identificador 1234.
O identificador pode ser o N.º Processo, o N.º Único E360 ou o NIF. São aceites as extensões .pdf, .bmp, .jpg, .jpeg, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .zip, .rar e .txt.
Importar
- No friso, abra Importações › Importar Arquivo.
- Escolha a Identificação (N.º Processo, N.º Único E360 ou NIF), o Separador no nome («_», «-» ou «.») e a Posição do identificador (de 1 a 20).
- Escolha o Tipo de arquivo e, se os documentos devem ficar visíveis para os encarregados de educação, assinale Visível na Internet (GIAE Online).
- Escolha o Tipo de utente e, em Documentos, os ficheiros desse tipo de utente. Clique em Adicionar.
- Repita o passo 4 para outros tipos de utente, se necessário. Cada par aparece na tabela, com o número de ficheiros; o ✖ retira-o.
- Clique em Verificar utentes.
- Reveja a lista: para cada documento, o utente encontrado e a Operação (Inserir um documento novo ou Substituir um documento com o mesmo nome) ou «Utente não encontrado.». Os documentos a inserir vêm assinalados; os que substituem um documento existente vêm por assinalar. Use Marcar todos, Desmarcar todos e Inverter Seleção.
- Clique em Importar. O botão mostra o progresso («A importar N de M…») e, no fim, o Relatório indica o resultado.
Atenção Os documentos assinalados com Substituir substituem os documentos com o mesmo nome que o utente já tem no arquivo.
Dica Se existirem números de processo iguais em tipos de utente diferentes, ponha os documentos de cada tipo de utente em pastas diferentes e adicione-os em pares separados, para que cada documento seja associado ao utente certo.
Mudar a identificação, o separador ou a posição obriga a verificar de novo.